شبکه اطلاع رسانی قاصدک

صورت مسئله چیست؟
یکی از مهم‏ترین مشکلات و چالش‏های پیش روی مدیران شرکت‏ها و موسسات دولتی و خصوصی، نحوه مدیریت گردش کار و پیگیری امور محوله به افراد یک مجموعه و افزایش بهره‏وری آن مجموعه می‏باشد. سهل انگاری در انتخاب روش مناسب در این امر می‏تواند به یکی از معضلات اصلی آنان در تصمیم‏گیری و در پی آن اتلاف منابع انسانی و مالی مبدل شود. روش های مرسوم مبتنی بر یادداشت‏های کاغذی و مکاتبات اداری و یا پیگیری‏های تلفنی و Email، هیچ‏کدام نمی‏تواند پاسخگوی نیازهای یک مجموعه کارآمد و هدفمند باشد.

بکارگیری سیستم‏های مبتنی بر فنآوری اطلاعات از دیر باز جزو اصلی‏ترین راهکارها برای رفع این مشکل محسوب می‏شد اما اغلب اینگونه سیستم‏ها (که به سیستم‏های مدیریت پروژه و یا اتوماسیون اداری موسومند)، بدلیل پیچیدگی‏های فراوان در بکارگیری و یا عدم تطابق با نیازهای روزمره و عمومی نتوانستند برای حل این مشکل مهم مدیران نقشی کلیدی ایفاء کنند.

از سوی دیگر عدم امکان پیگیری و ارجاع امور شرکت در هر زمان و از هر مکان، وابستگی امور ارجاعی به اشخاص، در دسترس نبودن اطلاعات امور ارجاعی به کارکنان در هر لحظه برای مدیران، وابستگی امور ارجاعی به حافظه اشخاص، کندی روند ارجاع امور از کارمندی به کارمند دیگر و انتقال اطلاعات فیمابین، از دسترس خارج شدن نتایج پیگیری‏ها در غیاب کارمند مامور آن کار و عدم تعیین تاریخ سررسید برای کارها بعنوان ضعف سیستم‏های سنتی در شرکت‏ها و سازمان‏ها به وضوح قابل مشاهده است.

MAPNA راه حل نهائی ...
MAPNA توانسته است بعنون راهکاری مناسب برای مدیریت پردازه‏ها و نظام اداری به منظور بالا بردن بهره‏وری شناخته شود. این سیستم علیرغم استفاده از آخرین فنآوری‏ها در طراحی و پیاده‏سازی نرم‏افزار، به نحو چشمگیری ساده و کارآمد بوده و می‏تواند بسیاری از نیازهای اتوماسیون اداری و گردش کار مجموعه‏های دولتی و خصوصی را به ساده‏ترین شکل برآورده سازد. MAPNA طوری طراحی شده است که هر یک از امور یک شرکت و یا موسسه در آن در قالب یک پروژه تعریف و با تعریف نقش‏هائی چون راهبری، مدیر پروژه، عضو عادی، عضو مطلع و یا مهمان برای کارمندان در هر پروژه، پیشبرد و پیگیری اهداف آن کار را تسهیل نمایند.

سیستم بصورت تمام وب طراحی شده و می‏تواند حتی در یک وب‏سایت معمولی در معرض استفاده کارکنان قرارگیرد. برای هر یک از پروژه های تعریف شده در این سیستم می توان زمینه‏هائی چون کار، جلسه، تماس، نصب، دریافت، پرداخت و یا مواردی از این دست تعریف و به هر یک از کاربران ارجاع داد. MAPNA بسیار منعطف است بنحوی که از آن می‏توان برای مدیریت اموری چون مستندات، مشکلات مشتریان، پروژه‏ها، امور جاری شرکت و حتی پیگیری جلسات و مصوبات نیز استفاده کرد. رابط کاربري جذاب MAPNA بحدی ساده و کارآمد طراحی شده که پس از مدتی، کاربران احساس می‏کنند این سیستم به اصلی‏ترین و حیاتی‏ترین ابزار روزمره آنان تبدیل شده است. مدیران با استفاده از تاریخچه پروژه‏ها و کارها می‏توانند در حداقل زمان ممکن امور محوله را پیگیری و دستورات و رهنمودهای لازم برای پیشبرد کار را به شخص یا اشخاص مربوطه ابلاغ کنند. اطلاع از بهره‏وری کاربران در انجام امور محوله از طریق گزارش زمانبری هر کار و درصد پیشرفت آن می‏تواند بعنوان ابزاری کارآمد در برآورد هزینه منابع انسانی و زمانی محسوب شود.

درج تاریخ با استفاده از تقویم همیشه در دسترس (Online Calendar) و کاملا شمسی از دیگر مزایای MAPNA است. برای هر یک از امور تاریخ سررسید، درجه اولویت و طبقه‏بندی و محرمانگی تعریف شده و کاربران می‏توانند در هنگام ورود به سیستم، ضمن اطلاع از وضعیت کارهای تعریف شده و پروژه‏هائی که در آن‏ها مشارکت دارند، تاریخچه پیگیری‏ها و نتایج آن‏ها را برای اطلاع افراد دیگر و یا مدیر پروژه درج کنند.

• امکان تعریف کاربران در سطوح مدیر سیستم، راهبر پروژه، عضو و بازدید کننده
• امکات تعریف پردازه‏ها و امور بصورت دینامیک
• گروه بندی کاربران در پردازه‏ها و تخصیص امور به آنان
• امکان تعریف کار توسط کاربر برای خود
• تعیین اولویت برای امور به ازای هر کاربر
• امکان ثبت زمان صرف شده برای هر کار توسط کاربر
• امکان ثبت درصد پیشرفته برای هر کار توسط کاربر
• دسته بندی وظایف به انجام شده و باقیمانده
• دسته بندی وظایف کاربران به شخصی، گروهی و عمومی
• درج توضیحات توسط هر کاربر به ازای پیشرفت هر کار ارجاعی
• امکان ارجاع یک کار از یک کاربر به دیگری توسط مدیر و راهبر سیستم
• امکان ضمیمه کردن فایلهای مختلف برای هر کار توسط کاربران
• گزارشات متنوع از کاربران، پردازه ها و امور ارجاعی
• گزارش بهره وری کاربر به ازای یک کار یا پردازه خاص
• گزارش بهای تمام شده بر مبنای زمان صرف شده برای هر پردازه
• پنل های تمام وب و مجزا برای کاربران و مدیران
• رابط کاربری تمام وب برای مدیر و کاربران
• بهره گیری از فنآوری Ajax در طراحی صفحات
• تاریخ کاملا شمسی
• استفاده از زبان فارسی و لاتین بصورت همزمان
• امکان تعریف سطوح دسترسی برای کاربران
• امکان نصب بر روی سرورهای میزبانی وب سایت عمومی
• امکان دسترسی کاربران از طریق اینترنت بدون نیاز به نصب نرم‏افزار اضافی
• پایگاه داده قوی MySQL با امکان ثبت و دسترسی میلیون‏ها کار و پردازه
• تقویم همیشه در دسترس (Online Calendar)
• امکان استفاده بصورت سیستم امور مشتریان
• امکان استفاده بصورت سیستم مدیریت اسناد
• امکان استفاده بصورت سیستم پیگیری و ارجاع امور
• امکان استفاده بصورت سیستم مدیریت پروژه
• فشرده سازی اطلاعات جهت صرفه جوئی در حجم اشغالی بر روی دیسک
• قابل استفاده از طریق خطوط کم سرعت (حتی مودم Dialup)
• در دسترس بودن اطلاعات امور ارجاعی به کارمندان در صورت غیبت آن‏ها